吕梁市慈善总会

一、文件传阅制度

（一）所有来函来文须送机要室登记。

（二）文件传阅由机要员承办，秘书长阅批后，送会领导批示。会领导批示后，机要员分送承办部（室），并监督承办结果。

（三）文件要按规定程序及时传送，及时收回，妥善保管，严防遗失和损坏。

（四）部（室）领导阅文后都要签字。

（五）机要文件一般不外借，确须借用时，按有关规定，经办公室主任批准并办理借阅手续。机要文件不得带回家，不得乱丢乱放，当天借用当天归还。

（六）机要员要严守国家机密。

（七）机要室禁止无关人员入内。

二、公文处理制度

（一）总则

1、为使公文处理工作规范化，制度化，提高公文处理的工作效率和公文质量，根据2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》，结合吕梁市慈善总会实际，制定本制度。

2、吕梁市慈善总会公文，是指市慈善总会在发展慈善事业，开展慈善工作及机关行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策、法规，推动和指导慈善工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验的一种重要工具。

3、公文处理工作，是我会工作的重要组成部分，是工作效率和工作质量的重要标志之一。吕梁市慈善总会全体工作人员都应发扬深入实际、联系群众、实事求是和认真负责的工作作风，做好公文处理工作。

4、公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。

5、办公室具体承担市慈善总会的公文处理工作。各部门指定专职或兼职人员，负责本部门有关的公文处理工作。公文必须由办公室统一收发、分办、传递、用印和归档。

6、全体工作人员要严格遵守本会关于公文处理的各项规章制度，保守党和国家机密。在工作变动时，必须履行公文及有关资料交接手续。

（二）公文种类

我会常用的公文有七种类型：决定、决议、通知、通报、报告、提示、批复、函、会议纪要。

1、决定、决议

对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2、通知

传达上级机关的批示，要求下级机关办理和有关单位需要知道或者共同执行的事项；批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，任免和聘用干部，用“通知”。

3、通报

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要相关单位知道的事项，用“通报”。

4、报告、提示

向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问，用“报告”。向上级机关请求批示和批准，用“请示”

5、批复

答复下级机关请求事项，用“批复”。

6、函

不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题等；向有关主管部门请示批准等，用“函”。

7、会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（三）公文划分

吕梁市慈善总会公文包括在开展工作中形成的公文和电报。分为正式公文和非正式公文两类。

1、正式公文

（1）吕梁市慈善总会文件

①向市委、市政府、中华慈善总会、省慈善总会报告工作、反映问题、答复上级机关的询问。

②向市政府、省慈善总会请示有关工作。

③批复经市政府批准的慈善总会职能范围内的请示类公文。

④发布慈善总会工作方针、政策、决定、决议和其他规定性的通知等。

⑤印发慈善总会工作中长期规划、计划、总结。

⑥印发经市政府、省慈善总会批准同意的请示报告。

⑦转发具有普遍指导意义的慈善工作典型经验。

⑧通报全市慈善总会系统的奖惩事项。

⑨与平行机关联合行文。

⑩转发其他部门与慈善事业有关的政策法规性文件。

（2）吕梁市慈善总会会议纪要

①会长办公会议纪要。

②执行委员会会议纪要。

（3）吕梁市慈善总会函件

①以吕梁市慈善总会名义与平行机关或不相隶属机关互相商洽工作，询问和答复问题。

②向有关主管部门申报和请示批准有关事项。

③其他需要以吕梁市慈善总会名义履行手续的行文。

④处理答复市人大代表的议案、建议、来信和市政协委员的提案、来信。

2、非正式公文

（1）会议记录、备忘录、公务电话记录、内部请示报告及机关内部刊物（慈善工作情况反映、吕梁市慈善总会信息简报等）。

（2）答复平行机关或下级机关非正式公文的询问事项，向平行机关或下级机关查询有关事项；程序性、事务性公文往来；不需要或不便于使用正式公文的其他事项。

（四）公文格式

正式公文格式包括标题、公文编号、秘密等级、紧急程度、主送机关、抄送机关、正文、附件、发文单位、印章、发文时间、主题词。

1、标题

公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成。标题应

当准确简要地概括公文的主要内容，文种使用要恰当。在标题中，除法规性公文外，一般不加书名号。

2、发文字号

发文字号由发文机关、年份和序号组成。发文机关标识

下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字

发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线。

3、秘密等级和保密期限

如需标示秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“（”隔开。

4、紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

5、主送机关

主送机关应写全称或规范简称。用3号仿宋体字。

6、发文单位

发文单位应写全称或规范简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

7、附件

附件应写在正文之下和日期之上。

8、印章

正式行文应当加盖印章。与平行机关联合向上级机关上报的非法规性文件，只由主办机关加盖印章。与平行机关联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

9、主题词

正式行文应当标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

10、发文时间

以文件签发人的签发为准；与平行机关联合行文，以最后签发机关签发的日期为准。

11、公文的用纸

采用A4纸型。

12、公文格式

采用国家行政机关公文格式。

（五）行文规则

1、我会可以向市委、市政府、省慈善总会、市直各有关部门、各县（市、区）慈善会行文。除办公室外，其他业务部室一般不得对外行文。

2、一般不得越级行文，因特别情况需要越级行文时，应抄报越过的机关。

3、向上级机关的请示、报告，不得同时发下级单位；向下级单位的重要行文，应抄报上级机关和抄送有关平行机关。

4、向上级机关的“请示”应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

5、给上级机关的“报告”中不得夹带请示事项。

6、各县（市、区）慈善会上报市慈善总会的正式公文应统一上报市慈善总会办公室，由办公室办理收文手续后统一分发办理。上报的公文行文格式、文种、文体等要规范，否则被视为无效公文，退回重报。

（六）公文办理

公文办理包括公文制作、收发文办理。

1、公文制作

公文制作包括拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、紧急公文办理等过程。

（1）拟稿

①文稿首页一律用本会印制的发文稿纸，并尽量用微机打印文稿。

②文稿要符合党和国家的方针、政策和法规，内容要真，情况属实，观点明确，中心突出，提出的要求和措施要切实可行。

③文种、格式正确，文字精炼，条理清楚，层次分明，用词用字准确，标点准确，书写工整，篇幅力求剪短。草拟修改和签批公文一律用钢笔、毛笔或经国家档案部门确认的其他书写工具书写，不准使用圆珠笔、红笔、铅笔书写和签批公文。起草文稿必须留出装订线，修改文稿不得在左侧加字。

④人名、地名、数字、引文要准确，使用国家统一规定的计量单位。引用公文要注明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

⑤结构序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1”、第四层为“（1）”。

⑥公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

⑦主送、抄送单位名称要清楚、准确。

⑧文内使用非规范化简称，一般应先用全称，并注明简称。

⑨文稿涉及有关单位主管业务要事先协商，主动会签母乳协商意见不一致，要如实将不同意见附上，供领导审批时参考。

⑩以市慈善总会名义请求上级批转的文件，要代拟批语。

⑪机密文件和紧急文件要注明密级和紧急程度。行文凡不符合本办法规定的，一律退回主办单位重办。修改太多，字迹太乱的文稿，应由主办单位抄清后再送领导审签。

（2）核稿

凡以吕梁市慈善总会名义的行文，除紧急公文外，文稿拟好后，要经本部部长（主任）审稿，涉及有关部门业务的，需经有关部门分管领导审核会签。办公室负责人核稿后，最后送会领导审定签发。拟稿人、审核人、签发人须注姓名和签发时间。

核稿时遇有问题，要主动与有关单位协商，提出解决办法，并送有关领导同志复审。

（3）签发

①综合性的市慈善总会文件以及向上级的请示报告和方针、政策，全会的计划、总结、任免通知等由会长签发；会长不在时，可以委托协助会长主持全面工作的副会长签发。

②与其他单位联合发文，按上述原则会签。

③签发公文时，主签人应当明确签署意见，并写上姓名和签发时间。其他审批人圈阅，视为同意。

（4）编号

公文按管理权限由领导签发后，拟文单位须交办公室统一编号登记，方可付印。

（5）印刷

①打印文件，应分轻重缓急，严格按照公文格式印制，做到准确、迅速、整洁、美观。

②印制公文须事先填写“公文印制单”，文印室凭单印制。须外印的公文、资料等，要先到办公室办理外印公文登记手续后，到指定印刷厂印制。

（6）校对

具体行文部门承担文稿的校对工作。校对人员要认真负责，严格把关，校对应用国家出版局规定的校对符合，不能乱用。校对人不允许擅自修改文稿，如确需修改时，必须报请签发人同意。

（7）紧急公文办理

因时限要求紧急而无法按正常程序办理的特急件和急件，可采用特殊的办理程序，事后到办公室补办相关手续。

特急件办理，承办单位可直接送会领导签发后办理编号登记、印制、发送手续。由承办部门对公文质量负责。

急件的办理，应送办公室核稿，并在文稿上注明时限要求和送核的日期和时间，由办公室按时限要求办理。

2、收文办理

收文办理包括签收、拆封登记、分发、批办、催办等环节。

（1）签收、登记、分发

外单位送我会的文件资料统一由办公室按规定签收、拆封、登记、分发。总会领导和其他工作人员外出开会所带回的文件也应交办公室先登记，后办理。

（2）分办、拟办、批办

①凡需我会办理答复的公文，属于市委、市政府、中华慈善总会和省慈善总会及领导批办件、查办件，办公室都要填写公文处理单，送会领导批办。

②属于征求意见、询问和了解政策的，由办公室分办，送承办部门办理。

③需两个以上部门共同办理的，应填写公文处理单，提出拟办意见，送会领导批示后，按批办意见送承办部门办理。

④各（县区）慈善会上报吕梁市慈善总会的总结、情况报告等需要办理和答复的文件，办公室根据文件重要程度，分送执行委员会各位领导（或主管领导）和有关部门。

⑤其他如情况简报、资料等，也照此原则办理。

（3）催办

①凡需我会办理答复的公文，会领导交办的事项，办公室和各承办部门都要登记清楚，列入催办范围，及时催办。办公室负责领导的交办件、批办件，各县区慈善会的请示件，各有关单位商办件的催办。

②分到各部的公文，由各部负责人催办，并将办理情况及时告知办公室。

③各承办部门接到办文后，要立即研究，指定专人抓紧办理，不能延误。紧急公文，要按要求立即办；一般公文，要两周内办理完毕；因故不能按时办理完毕的要附说明及时退办公室。

3、发文办理

发文办理除整个公文制作过程外，还包括盖章、分（封）发等环节。

（1）盖章

公文一律加盖公章。办公室盖章时，必须凭会领导签

发的原稿盖章。

本会或本会与其他单位联合发文需送印印刷厂套印的，由承办部门派专人监印。

（2）分（封）发

①发送公文，由主办部（室）装封，办公室统一寄送。

②以吕梁市慈善总会名义发出的重要文件、函件，在分

发时，办公室应同时分送会领导和业务部（室），以便了解和掌握情况。

③寄发公文信件，应写清收文单位的全称和详细地址，

需要时应写明密级、紧急程度和是否挂号等。严禁通过邮局寄送机密文件、密码电报。

④机要交换的文件应使用统一制作的信封，并标明交换

号。

⑤办公室发往市委机要文件交换站的公文，每天发送一

次，对发往各地的公文，每星期发送两次。

（七）公文立卷、归档和销毁

①、公文办完后，应该根据档案工作有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。电报随会文件一起立卷。

②、公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映总会的主要工作情况，以便于保管和利用。

③、业务公文的立卷归档由主办部门负责，并确定专人妥善保管。

④、联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他部门保存复制件。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

⑤、案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得积存应当归档的公文。案卷保管期限由办公室根据档案管理有关规定确定。

⑥、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。秘密公文应当进行登记后装入专用销毁袋送到指定地点销毁，由二人监销，保证不丢失、不漏销。各部（室）需销毁的文件、材料，由本部门负责，定期清理，原则上也应该装袋后到公文销毁站销毁。严禁把文件资料卖给小商小贩。

⑦、各种大型会议、活动的照片、录音带等资料由部（室）确定专人保管。

三、文印工作管理制度

文印工作是总会公文处理工作的关键环节和重要组成部分，为加强文印工作的管理，提高工作效率，做好公文保密工作，结合我会实际，制定本办法。

（一）办公室负责总会的文印工作。个部室需印制公文时，需先填写公文印制单，秘书长批示后再印制公文。

（二）绝密公文禁止复制，机密、秘密级公文（含密码电报）一般情况下不得复制，如工作需要确需复制时，要到机要人员处先办理登记审批手续，同时填制涉密公文复制单后，再凭单复制，严禁个人擅自复制涉密公文。

（三）总会所有文、函、报表、资料等应尽量在本部（室）印制。确需外印时，应先填写外印公文通知单，经秘书长审批后到指定印刷厂印制。

（四）文印工作人员要坚守岗位，爱岗敬业，厉行节约，不断学习和掌握公文印制新知识、新技术，提高文印水平和公文印制质量，保质保量按时完成有关领导交待的公文印制任务。

（五）文印人员要增强保密意识，牢固树立保密观念，遵守保密制度，确保涉密公文的印制安全，做到不失密，不泄密。