（一）总则

    1、为加强慈善总会各门类、各载体档案管理，逐步实现档案工作的规范化，制度化，有效安全地利用档案为工作服务，根据《档案法》和《保密法》，结合我会的实际情况，制定本制度。

 2、档案工作是总会工作的重要组成部分，是提高工作效率的必要条件。档案是反映总会历史真实面貌的重要资料。总会必须将档案工作作为一项重要的日常性工作来抓，切实做好做细。

 3、总会各部（室）在工作活动中形成的对国家和社会有保存、查考、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录均应立卷归档，不得据为己有或擅自处理。

（二）归档范围

凡是本单位工作活动中形成并办理完毕，具有一定保存和参考利用价值的文件材料，均为归档范围。

（三）归档时间

1、总会应归档的文件材料一般第二年元月份以前向档案室移交归档；

2、会计文件材料在会计年度终了后隔年归档；

3、建设项目（工程）文件材料在项目（工程）竣工验收时归档；

4、购置设备随箱带的文件材料在开箱验收时归档，设备在运送、维修等管理过程中形成的应归档文件材料，均应随时归档；

5、照片在冲洗加工后整理并编写说明后及时归档或反映同一内容的其他载体文件材料一起归档；

6、专业文件材料按主管部门的规定时间归档。

（四）归档要求

1、应归档的文件材料要收集齐全，按照其自然形成的规律，按照文件之间历史联系分类立卷。要求分类准确，立卷组合以问题为主兼顾发文机关时间、名称等特征以便于利用和保管。对党政文件应分别归党组卷。保密文件应单独立卷，不同保管期限的文件应分别立卷；

2、卷内文件材料应按其需要程度或时间顺序排列，并依次编写页号，填写卷内文件目录和备考表，按规定装订；

3、案卷封面应按规定逐项填清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件内容。一般包括责任者、内容和名称，要用钢笔或毛笔书写，格式一致，字迹要工整；

4、档案室归档的案卷，要按规定的次序进行系统排列，编写案卷顺序号，以固定案卷的存放位置，同时按编制案卷目录等检索工作以便查找。

（五）档案种类及管理体制

1、根据档案的形成和载体的不同，将档案分国文书档案、业务档案、财务档案、基建档案、人事档案、声像（图片）档案、荣誉实物档案。

2、总会的档案工作由办公室统一管理，各部（室）设兼职档案员，负责本部（室）应归档资料的立卷归档及保存管理等工作。

3、各部（室）的档案工作人员的具体任务有以下五个方面：

（1）忠于职守，熟悉档案工作方针、政策和各项规章制度，并能认真执行。

（2）掌握档案专业知识、公文处理程序，熟悉本部（室）的职责范围及主要业务。

（3）严格执行党和国家的保密规定，确保档案文件材料的完整与安全。

（4）档案人员应熟悉自己保管范围内的档案，以便于查阅。

（5）各部（室）档案工作人员每年须对本部（室）的归档材料立卷、归档。 

（六）、档案的保管

1、为了便于工作，业务档案（含有关业务活动的图片、声像资料等）由部（室）兼职档案员保管存放；公共文书档案、财务档案、基建档案、人事档案和荣誉实物档案由办公室统一保管。

2、档案应存放在档案柜内，注意防盗、防火、防潮、防鼠，档案工作人员要防止档案丢失、损坏。

3、各部（室）定期对保管的档案进行整理、鉴定、对确已失去保存价值的档案登记、销毁，对破损、变质的档案进行修补、复制。

4、档案工作人员调动时，应履行档案的交接手续。

（七）档案的借阅

1、档案室要发挥主观能动性，积极主动地开展档案利用工作，为总会各项工作服务。

 2、凡到本室查阅、摘录或复制档案者，必须持单位介绍信，工作证、身份证或其他证明，填表注明利用目的并向本室提供反馈意见。

 3、凡查阅、摘录或复制本室本部门档案或上级一般性的档案，拿介绍信经档案室负责同志同意即可，凡查阅重要的档案，如各种会议记录、由办公室主任或分管领导批准；凡摘录、调出重要档案必须经部门主管领导批准。

 4、总会档案室的档案主要供本单位和上级主管部门使用，原则上不得借出，确实因工作需要外借，经分管领导批准办理手续后借出，但必须及时归还。

 5、借阅档案者必须注意保护档案，不和拆散案卷、折叠文件，不得在档案上圈点、勾划，甚至污损档案。归还的档案要认真清点，检查有无缺损，发现问题要及时解决。

（八）档案的保密

1、确保档案的完整与安全，档案工作人员要有保密意识，严守国家秘密，工作秘密，做到不失密、不泄密。

2、档案工作人员不得将自己保管的档案私自带出或借给他人，重要的绝（机）密档案，应在保密范围内借阅。

（九）附则

文书档案、业务档案、声像（图片）档案按档案有关规定立卷归档。财务档案、人事档案除市档案局的规定外，可分别参照市财政局、市人事局的有关规定立卷归档。

（十）基本建设档案保管期限表

（十一）设备档案归档范围和保管期限表

1、设备购置文件材料

（1）设备技术经济计算材料                 短期

（2）购置设备的谈判文件                   短期

（3）定购合同书                           短期

2、随机文件材料

设备仪器图册、说明书、设备仪器合格证、装箱单、配件目录以及安装规程等（短期）  

3、设备安装及使用过程中形成的文件材料

安装记录、试机验收记录、设备仪器运行记录、保养和大修记录、使用分析表、检查和事故记录、改造记录和总结等制    （ 短期）

注：使用年限超过15年就定为长期，在15年内报废的定为短期。

（十二）声像档案保管期限表

1、本单位召开的重要会议的照片、底片、录音、录像带、光盘 （永久）

2、上级领导视察本会工作中形成的具有保存价值的照片、录音、录像带、光盘（永久） 

3、本会重大事件或事故的照片、底片、录音、录像带、光盘 （永久）

4、本单位组织和参加的重要活动中形成的照片、底片、录音、录像带、光盘            

（1）重要的 （永久）（2）一般的（长期）                               

5、邀请专家在本会讲学活动中形成的照片、底片、录音、录像带、光盘  （长期）

6、科研课题、基建项目、设备仪器、重要攻关项目的照片、底片、录音、录像带、光盘 （长期）

7、本会其他各类活动的照片、底片、录音、录像带、光盘 （短期） 

（十三）实物档案归档范围和保管期限表

1、获得省、部级以上颁发的荣誉证书，优质产品证书、奖怀、奖状、奖牌、锦旗等 （永久）

2、获得省、部级以下的荣誉证书、优质产品证书、奖怀、奖状、奖牌、锦旗等（永久）                      

3、一般赠品 （短期）

4、印章、印模（永久）